自動精算機をクリニックに導入するときのトラブル6つ！対処法を知り活用しよう｜自動精算機「MEDIREGIフル」

「自動精算機をクリニックに導入すると、どういったトラブルが起こるの？」「自動精算機のトラブルにうまく対応できる方法を知りたい」

このように悩んでいるクリニックのスタッフは多いはず。

自動精算機は、機械でありトラブルが起こらないわけではありません。ただし、トラブルとその対処法を知っておくと安心して利用できるでしょう。

そこで、自動精算機をクリニックに導入した際のトラブルや対処法をくわしく解説します。この記事が、自動精算機の導入を考えているスタッフの悩みや不安を解決でき、患者さまの満足度向上に貢献できると幸いです。

 

 

自動精算機をクリニックに導入した際に起こる6つのトラブル

まずは、自動精算機をクリニックに導入したときに起こる可能性があるトラブルを紹介します。

• 自動精算機のお金が合わないと勘違いする
• お釣りを取り忘れる
• 患者層によっては操作の説明に時間がかかる
• 診察券の投入口にお金を入れてしまう
• ロール紙の取り替えが必要になる
• 業者を呼んで対応してもらうエラーが発生する

それぞれのトラブルを知っておくと、トラブルが発生したときにもスムーズに対応できます。対処法も紹介しているため、ぜひ参考にしてください。

自動精算機のお金が合わないと勘違いするトラブル

自動精算機をクリニックに導入すると、お金が合わないと勘違いするトラブルが起こる可能性があります。

というのも、スタッフが会計をおこなわずに、患者さまに完全にお任せする形となるためです。

実際に、患者さまの操作が間違っているにもかかわらず、以下のように勘違いするケースがあります。

• 「〇〇円入れたはずなのにお釣りが足りないのではないか」
• 「お釣りが多いのではないか」

ただし、自動精算機には、その患者さまがいくら入金したのかだけではなく、どういう紙幣と硬貨の組み合わせで入金したか記録が残ります。

さらに、記録は印刷できるため、記録を見せると患者さまは納得できるでしょう。

 

お釣りを取り忘れるトラブル

自動精算機を導入すると「お釣りを取り忘れるトラブルが起こるのでは？」とイメージするクリニックのスタッフもいるでしょう。

お釣りの取り忘れは、起こり得るトラブルのひとつです。

ただし、自動精算機には「釣り銭取り忘れアラート」の機能がついており、お釣りを取らずに患者さまが離れようとするとアラーム音で知らせてくれるものもあります。

そのため、お釣りを取り忘れても、スタッフが介入せずに患者さま自身ですぐに気づけます。

 

患者層によっては操作の説明に時間がかかるトラブル

クリニックに訪れる患者層によっては、自動精算機の操作の説明に時間がかかる可能性があります。

これは、スーパーマーケットやドラッグストアにおけるセミセルフレジと同様といえます。セミセルフレジが初めて導入されたのは2003年頃です。ですが、セミセルフレジが浸透しはじめたのは2019年のコロナ禍以降です。

そのため、患者層によっては操作に慣れていない可能性があります。

患者さまが自動精算機の操作に慣れるまでは、スタッフ１人を配置しスムーズに対応できると、患者さまの満足度が向上するきっかけになるでしょう。

 

診察券の投入口にお金を入れてしまうトラブル

自動精算機をクリニックに導入すると、診察券の投入口にお金を入れてしまうトラブルが起こる恐れがあります。

というのも、自動精算機にはたくさんの投入口があり、どこにお金を入れるべきかわからない患者さまがいるためです。

「硬貨を入れるところと思ったら紙幣を入れるところだった」「診察券の投入口に間違えて硬貨をいれてしまった」「財布から硬貨が落ちて紙幣を入れるところに入ってしまった」などのトラブルが起こる可能性があります。

具体的には、自動精算機には以下のような投入口があります。

• 診察券投入口
• 硬貨投入口
• 紙幣投入口
• 領収書・明細書印刷口
• お釣り返却口

間違えて診察券の投入口に硬貨を入れてしまい、それが詰まって業者を呼ばなければならないトラブルが起こる可能性があります。

硬貨が引っかかっている場所によっては、自動精算機を分解して取り出さないといけないため業者を呼ぶしかありません。

ですが、自動精算機のホームページには問い合わせフォームがあったり、専任のコンサルタントによる支援を受けられるため、連絡するとスムーズに対応してもらえるでしょう。

 

ロール紙の取り替えが必要になるトラブル

自動精算機にはプリンターが内蔵されており、明細書や領収書を発行できます。この紙がなくなったり、詰まったりした際にはロール紙の取り替えが必要です。

自動精算機をクリニックに導入するときには、レクチャーがあるのが一般的です。そのため、ロール紙の交換は業者を呼ばなくてもスタッフで対応できます。

さらには、取り扱い説明書や取り扱いのトラブル対応の動画などがあるためスムーズに交換できます。

 

業者を呼んで対応してもらうエラーが発生するトラブル

自動精算機をクリニックに導入すると、業者を呼んで対応してもらうエラーが発生する恐れがあります。

頻度は少ないものの、エラーのなかには業者しか対応できないトラブルが発生します。

ですが、自動精算機には動画で説明したり、電話でのサポートがあったりするなどサポート体制が充実しているところがあります。ときには、業者のスタッフもクリニックまですぐに駆けつけてくれるため安心です。

 

自動精算機をクリニックに導入した際のトラブルの対処法

ここでは、自動精算機をクリニックに導入した際のトラブルの対処法やトラブルを回避する方法を解説します。

• 自動精算機でトラブルが起こったときのオペレーションを整備する
• 複数台の自動精算機を設置する
• 会計までの画面操作が少なくわかりやすい自動精算機を選ぶ
• 自動精算機はサポートの手厚さで選ぶ
• クリニックに適した自動精算機を選ぶ

それぞれの方法を知り、自動精算機をより活用しましょう。

 

自動精算機でトラブルが起こったときのオペレーションを整備する

自動精算機にかかわらず機械にはトラブルは起こるもの。

ただし、起こりやすいトラブルを想定し、オペレーションを準備しておくと慌てずに対応できるでしょう。

先述したように、自動精算機を導入する際には業者からのレクチャーがあるのが一般的です。具体的には以下のようなレクチャーを受けられます。

• 稼働を確認する方法
• 患者さまへの操作を説明する方法
• トラブルの対処法
• 業者を呼ぶべきタイミング

自動精算機をクリニックに導入したときに起こるトラブルとその対処法を業者は把握しています。そのため、業者に確認しながらクリニックにあった対処法を検討しオペレーションを作りましょう。

クリニックにあったオペレーションがあれば、自動精算機のトラブルが発生したときにスムーズに対応できます。

 

複数台の自動精算機を設置する

複数台の自動精算機を設置できれば、トラブルが起こったときにも安心です。

ただし、複数台を導入するコストを心配しているクリニックのスタッフも多いでしょう。自動精算機を導入するには、初期費用のほかにランニングコストが発生します。

以下の方法を実施できると、自動精算機を導入するコストを抑えられる可能性があります。

• リースやレンタル契約で設置する
• 「働き方改革推進支援助成金」を活用する
• 「ものづくり助成金」を活用する

これらをうまく活用できると費用を抑えられるため、複数台の自動精算機をクリニックに導入できる可能性があります。これらの活用方法をくわしく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

関連記事：自動精算機をクリニックに導入するメリット7選！費用負担を抑えて導入しよう

 

会計までの画面操作が少なくわかりやすい自動精算機を選ぶ

自動精算機によって会計までの操作方法はさまざまです。

少ない手順かつ、わかりやすい自動精算機を選ぶと会計がスムーズに済ませられるでしょう。

大きいクリニックや病院では、自動精算機の操作を案内するスタッフを1名配置してもいいのかもしれません。すると、会計で困る患者さまにもすぐに対応できるでしょう。

 

自動精算機はサポートの手厚さで選ぶ

自動精算機のサポート内容は、機械により大きく異なります。

費用だけを見て自動精算機を決めると、かえってスタッフの負担が増加したり、患者さまが使いにくくクレームに発展したりする恐れもあります。

導入の立会やレクチャーだけではなく、運用をサポートしてくれたりトラブルが発生したりしたときに迅速に対応してくれるところを選びましょう。

サポートが手厚い業者を選べると、自動精算機を安心して活用できます。

関連記事：自動精算機のクリニックのサポートとは？比較する4つのポイントを解説

クリニックに適した自動精算機を選ぶ

自動精算機には、機能やサイズなどさまざまな種類があります。

また、大規模の病院や小規模のクリニックなど、それぞれに向いている自動精算機があります。

そのため、クリニックが自動精算機を導入することで「どのような効果を期待するのか」「どのような負担を減らしたいのか」などといった視点で選ぶことが大切です。

「MEDIREGI-フル」ではそれぞれのクリニックに特化した提案が可能です。MEDIREGIを導入するまでの流れは、以下のとおりです。

• 面談・相談
• 提案・見積もり
• デモや動画で実機の確認
• 納品
• 納品時のレクチャー
• 保守・運用サポート

この流れで自動精算機をクリニックに導入できます。専門のスタッフがフォローするため、不安なく導入を進められるでしょう。

 

自動精算機をクリニックに導入するメリット

自動精算機をクリニックに導入するメリットは以下のとおりです。

＜患者さまのメリット＞

• 感染対策を徹底できる
• 会計への要望を実現できる
• 会計のストレスを軽減できる
• 外国人の患者さまにも会計をスピーディーに提供できる

＜スタッフのメリット＞

• お金の受け渡しのストレスを軽減できる
• 会計業務の負担を軽減できる
• スタッフの定着につながる

ある調査によると、スーパーマーケットやドラッグストアでセルフレジを導入した印象について尋ねたところ「抵抗を感じたのは6％（参考：株式会社MS&Consulting）」とされています。

セルフレジのことであり一概に、自動精算機とセルフレジを比べられませんが、同じように感じている方もいるはず。

ほかにも、キャッシュレス決済が進まず困った経験があるのはクリニックや病院という印象を持った方が多く、病院・診療所・歯科診療所で約50％（参考：キャッシュレス・ロードマップ 2020 ｜一般社団法人キャッシュレス推進協議会）を占めるという調査結果があります。

これらの調査結果により、自動精算機をクリニックに導入することで、患者さまのクリニックへの評価は高まるでしょう。

自動精算機をクリニックに導入するメリットは、以下の記事を参考にしてください。

関連記事：自動精算機をクリニックで使うメリット7選！患者満足度を向上させよう

 

サポートが充実した自動精算機を選びクリニックに導入しよう

自動精算機をクリニックに導入するとトラブルが発生する可能性があります。

ただし、ほとんどのトラブルはすぐに対応できます。自動精算機を導入することで患者さまだけではなくスタッフの負担も軽減できるでしょう。

自動精算機をクリニックに導入することを検討している方は「MEDIREGI-フル」がおすすめです。

「MEDIREGI」は、クリニックの専任コンサルタントにより導入の立会や支援をおこないます。ほかにも、導入後は専用のサポートセンターが対応しているため、安心して使えます。

無料で相談や問い合わせができるため、まずは相談して自動精算機の導入を考えましょう。